Seguimiento IMPI
Complementa el sistema de gestión del despacho con una vigilancia automática de marcas, patentes y procedimientos contenciosos ante el IMPI, para que el abogado pueda verificar que ningún movimiento relevante haya quedado fuera de la revisión diaria.
Qué recibe
- La cartera de expedientes que se vigila
Qué devuelve
- El estado vigente de cada expediente
- Los movimientos nuevos desde la última revisión
- Plazos abiertos y los que están por abrirse
- Aviso por correo cuando algo cambia
Durante mucho tiempo, gestionar una cartera ante el IMPI dejaba básicamente dos opciones. La primera era llevar el control de manera manual, normalmente en Excel, buscando uno por uno los movimientos de marcas, patentes y procedimientos contenciosos. La segunda era contratar alguno de los sistemas comerciales disponibles, que solían ser costosos y venían acompañados de módulos, campos y funciones que el despacho nunca utilizaba.
Con el tiempo el despacho creció y adoptó un sistema de gestión, pero quedaron huecos importantes, particularmente en patentes y contencioso. A partir de ahí surgió la idea de construir una herramienta complementaria, para cubrir exactamente los datos y controles que sí se utilizaban en la práctica.
La vigilancia humana se hacía dos veces al día, una revisión matutina y otra vespertina, normalmente a cargo de pasantes. Después intervenía el abogado. Con alguien experimentado esa segunda revisión podía hacerse semanalmente; con un pasante nuevo, prácticamente todos los días o cada dos días hasta tener certeza de que la rutina se estaba ejecutando correctamente. El problema siempre ha sido que cualquier revisión humana puede omitir algo, especialmente cuando la Gaceta es extensa y existen muchos expedientes que revisar.
El sistema funciona como un segundo candado. Revisa los sistemas del IMPI, detecta cambios o apariciones en Gaceta y envía un resumen para que el abogado pueda validar que el movimiento también fue identificado por quien hizo la revisión.
Qué sustituye
No sustituye la revisión de los pasantes ni la supervisión del abogado. Sustituye la necesidad de que esa supervisión dependa exclusivamente de volver a recorrer manualmente los mismos expedientes y Gacetas para descubrir si algo se omitió.
Módulos
Marcas
El sistema sigue el estado de solicitudes y registros y calcula las fechas que sí pueden automatizarse con suficiente certeza, como vigencias y declaraciones de uso. La revisión humana se mantiene, pero el abogado recibe una referencia adicional contra la cual validar lo reportado.
Patentes
El sistema detecta que el expediente apareció en una Gaceta o que existe un movimiento, identifica si se trata, por ejemplo, de un requerimiento de forma, fondo o pago, y emite una alerta para que el asunto sea revisado. En los requisitos de pago añade además un recordatorio por tratarse de plazos más cortos.
Contencioso
En procedimientos contenciosos la lógica es todavía más conservadora: si el expediente aparece en la Gaceta, el sistema avisa que existe un acuerdo que debe revisarse.
Avisos y alertas
El sistema consulta los sistemas del IMPI y compara lo que encuentra con el estado previamente conocido. Cuando detecta un cambio o una aparición en Gaceta, envía una alerta con un resumen del movimiento para que el abogado pueda comprobar que la revisión humana lo identificó y reportó correctamente.
Capturas del sistema en uso
Estas capturas salen del sistema en uso, así que lo que se ve son los grupos plegados y sus conteos, nunca el interior de un expediente. Ningún nombre de cliente, titular o contraparte aparece en pantalla, y ésa es la razón de que estén plegados: la sección enseña la forma del tablero, no la cartera que contiene.
